اصول سرپرستی- جلسه اول

بسمه تعالی

اصول سرپرستی : جلسه اول

مقدمه :

انسان ها بطور معمول ومتوسط نیمی اززندگی خود رادرمحیط های کاری واداری (دولتی وخصوصی) زیردست مسئول مستقیم یاغسرمستقیم مدیران بسرمی برند بنبراین شناخت ویژگی ها وخصوصیات افراد برای مدیران لازم وضوروی است

بشر درطول تاریخ وبتدریج آموخت که نسبت به دیگران مسئولیت دارد وباهمکاری وهمفکری دیگران بهترمی شود امور وکارها راپیش برد.

دردین مبین اسلام هم به مدیر وسرپرست تاکید شده روایتی ازحضرت علی (ع) نقل شده که می فرمایند :

“اگر دونفر به مسافرت میروید یکی رابعنوان سرپرست انتخاب کنید”.

 

جایگاه ونقش سرپرستی دردنیا در بهبود بهره وری کاملا مشخص و روشن است . سرپرست کسی است که کار را ازطریق دیگرن با هدایت وکنترل وتوزیع ورودی ها ، اجرای فرایند ها و تحلیل بازخوردها به انجام می رساند ومسئولیت ، رهبری و رفاه نیروی کار را بعهده دارد. و سرپرست نقش پل ارتباطی بین مدیریت ونیروی کار را دارد.

موضوع ارتباطات ، سازماندهی و…. شاید مفهوم چندانی نداشته باشند اما وقتی برای اداره امور دریک مجموعه ای به خدمت بیش ازیک نفر نیاز باشد بایستی این مجموعه سازماندهی شود ،تقسیم کارصورت بگیرد ، ارتباطات صحیح ومنطقی بین نیروها وواحدها برقرارباشد که همه این موارد توسط شخصی بنام مدیر یاسرپرست درسازمان یا اداره انجام می شود.

بنابراین مدیران باید با نظریه ها ، تئوری ها ومکاتب مختلف مدیریت آشنایی کافی ولازم داشته باشند .

حوزه سرپرستی یکی از چالش برانگیزترین حوزه های مدیریتی سازمان است چراکه سرپرست باید با مدیران و روسا از یک طرف و با کارکنان از طرف دیگر ارتباط داشته باشد.از این رو برای تبدیل شدن یک نیروی کار ساده به فردی متخصص نیاز به فراگیری دانش و مجهز شدن به برخی مهارت های مدیریتی از قبیل   برقراری ارتباط,ایجاد انگیزه در کارکنان,بهبود بهره وری,اداره کارکنان مشکل دار و مشکل ساز و…. می باشد

اهمیت سرپرستی :

با نگاهی به زمان های قبل در می یابیم که موضوع مدیریت و سرپرستی در آن روزگاران نیز به شیوه ای متفاوت از امروز وجود داشته است. در دورانی که بشر در غارها زندگی می کرد جهدت رفع گرسنگی به شکار حیوانات می پرداخت و برای پوشش خویش از پوست و پشم حیوانات بهره می گرفت. به مرور زمان دریافت که به تنهایی قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای خویش نخواهد بود و به ناچار باید از دیگر افراد کمک بگیرد. برای رفع این نیازها موضوع پایاپای و مبادله کالا به کالا شکل گرفت و افراد مازاد محصول تولیدی خود را به افراد نیازمند جهت رفع احتیاجاتشان می دادند.

پس از این دوران انسان ها زندگی گروهی را به زندگی انفرادی ترجیح دادند و دریافتند که تنها با گروهی زندگی کردن و تشکیل جمع دادن می تو.ان نسبت به رفع نیازها اقدام نمود.

افرادی که با یکدیگر تشکیل یک جمع را می دهند در واقع اهدافی را دنبال می کنند. به عنوان مثال اعضای یک تیم ورزشی که با یکدیگر به تمرین و ورزش می پردازند افرادی که برای یک موضوع به بحث و تبادل نظر می پردازند همگی هدفی را دنبال می کنند

انسان ذاتا موجودی اجتماعی است وبازندگی اجتماعی روابط بین افراد بوجود می آید.

افرادی که بایکدیگر تشکیل یک جمع رامیدهند اهداف مشترکی رادنبال می کنند .

اهداف به سه دسته تقسیم می شوند:

1 – اهداف اجتماعی

2 – اهداف سازمانی

3 – اهداف فردی

اهداف اجتماعی : توقعات و انتظاراتی است که اجتماع از سازمان و افراد یک سازمان دارد

اهداف سازمانی : ارائه خدمات و کسب سود بیشتر و … می تواند باشد.

اهداف فردی : هر یک از افراد از عضویت در سازمان هدفی را دنبال می کنند.

یک سازمان در صورتی موفق خواهد بود که اهداف اجتماعی سازمانی و فردی در یک جهت باشد و در صورتی که بین هر یک از اهداف تعارض وجود داشته باشد سازمان در رسیدن به هدف با مشکلات رو به رو می شود.

مدیر باید هماهنگی لازم را بین اعضا یک سازمان بوجود آورد تقسیم وظیفه نماید و برنامه منظم و تدوین شده ای جهت انجام امور داشته باشد. برای انجام این کار مدیر به اطلاعاتی نیاز دارد که راهنمای او باشد و بتواند تصمیمات معقول و درست اتخاذ نماید.

بنابراین مدیران و سرپرستان باید با شیوه های صحیح برقراری ارتباط و هماهنگی اشنایی کافی داشته باشند تا بتوانند مجموعه تحت نظارت خود را بهترین نحو اداره نمایند.

یک سازمان درصورتی موفق خواهد بود که اهداف اجتماعی ، سازمانی وفردی دریک جهت باشند وکسی که بتواند تعارض دراهداف رابرطرف کند و تلاش کارکنان را درجهت افداف سازمانی هدایت کند آن شخص مدیر یا سرپرست است .

بنابراین مدیران وسرپرستان باید باشیوه های صحیح برقراری ارتباط وهماهنگی آشنایی کافی داشته باشد تا بتوانند مجموعه تحت سرپرستی خویش رابه بهترین نحو اداره نماید.

تاریخچه سرپرستی :

موقعیت و جایگاه سرپرست در صنایع و سازمان های صنعتی طی اعصار گذشته تحولات چشمگیری داشته است.در گذشته سرپرست به تنهایی کارگاه را اداره می کرد.ولی پیدایش مکتب “مدیریت علمی”توسط”تیلور”و طرح عقاید جدید او در زمینه اعمال سرپرستی تخصصی به جای روش سنتی سرپرستی فردی,باعث تخصصی شدن امر سرپرستی گردید.در این زمان,اگر چه سرپرست تعبیر و تفسیر خط مشی های سازمانی را که در آن کار می کرد به عهده داشت,اما مانند گذشته در وضع این خط مشی ها دخالتی نداشت.
این نوع تحول جدید باعث شد به روش پیشین سازمان ها که بر اساس آن یک فرد فقط به این علت سرپرست گروه می شد که مدت زیادی در آن شغل کار کرده بود,پایان داده شد.

درگذسته نه چندان دور سر پرست به تنهایی کارگاه را اداره می کرد کارکنان زیردست را خود شخصا به استخدام در می آورد یا اخراج می کرد میزان حقوق را خود تعیین می کرد تولید راخود کنترل می نمود

اما پیدایش مکتب «مدیریت علمی»توسط «تیلور»و طرح عقاید جدید او در زمینه اعمال سرپرستی تخصصی به جای روش سنتی سرپرستی فردی،باعث تخصصی شدن امر سرپرستی گردید

از نظر دانشمندی به نام هرز برگ تاریخچه سرپرستی به زمانی برمی گردد كه انسان احساس نياز كرده كه براي رفع نيازجامعه بوجود آمده است از وقتی کوچکترین واحد جامعه خانواده تشکیل شد سرپرستی با مسئولیت پدر ایجاد گرديد .

مفهوم سرپرست :

از نظر لغوی در زبان انگلیسی سرپرست از دو واژه بزرگ گسترده بینایی یا قدرت تصور تشکیل شده است.در متون مدیریت,سرپرست به کسی اطلاق می گردد که مسئولیت هدایت و اداره دیگران را عهده دار است و از طریق برقراری ارتباط,فعالیت های سازمان را به وسیله زیردستان به انجام می رسد.

بدون شك گروه كاري نمي تواند در اجراي اهداف و طرح ها بدون هماهنگي در روابط بين عاملين اجرايي موفق شود. سازمان ها در راستاي اين منظور از نظر سرپرستان برخوردار مي شوند. بنابراين سرپرست فردي است كه با ايجاد هماهنگي و با بهره گيري بيشتر از حداقل نيروي انساني و امكانات مادي امور سازماني را به انجام مي رساند.

مديران فوقاني سازمان ها، به برنامه ريزي، سازمان دهي، رهبري، نظارت و … مي پردازند،ولي سرپرستان در پايين سلسله مراتب قرار دارند و به عبارتي در تقسيم بندي مديريت جزو تحتاني سازمان مي باشند.

مفهوم سرپرست در سازمان ها متفاوت است. به طور مثال امكان دارد در يك شركت توليدي، سركارگر يا مباشر را شامل مي شود و در شركت ديگري در رديف بالاتر از سركارگر را به خود اختصاص مي دهد. سرپرست عامل اجرايي امور سازماني نيست بلكه او هماهنگ كننده اي بجا براي بهره گيري مفيد از انسان ها و امكانات است.

پس در انجام امور بايد امكانات را فراهم نمايد، از امكانات درست استفاده كند، در سالم نگه داشتن امكانات در حين كار دقت نمايد، محيط كاري را مساعد سازد تا رغبت و انگيزش كاري در نيروي انساني بوجود آيد.

ملاحظه مي شود كه سرپرست در يك موقعيت حساس نقشي بين مديريت كاركنان قرار دارد و لازم است كه در منطقه اجرا آگاهي از توليد، كنترل توليد، نظم دادن و تصميم گرفتن داشته باشد تا بتواند در اجراي امور با مديريت هماهنگ گردد. از طرفي اجراي امور سازماني را نزديك ترين نقطه با پرسنلي كه او زير نظر دارد به ثمر رساند. پس جهت ايجاد رغبت و انگيزش بايد مدل هاي مختلف رهبري را درك كرده و مورد استفاده قرار دهد، پس از دستيابي به موارد ذكر شده دستور اجرا بدهد.

سرپرست درفرهنگ های مختلف :

1 – در متون فارسي : مترادف سرور ، بزرگ ، رئيس

2 – در فرهنگ آمريكايي : فرد پيشرو

3 – درفرهنگ آلماني : كارگر پيشرو

4 – در فرهنگ انگليسي : مسئولان

در متون مديريت : سر پرست به كسي اطلاق مي شودكه مسئوليت هدايت و اداره ديگران را بعهده دارد .

فردي است كه به طور مستقيم هدايت كار و فعاليت كاركنان و زير دستان بلافصل را بر عهده دارد .

تعریف سرپرست :

بنا بر تعريف، سرپرست به كسي اطلاق مي‌گردد كه ديگران را هدايت و اداره مي‌كند و در سازمان برخلاف ساير رده‌هاي مديريتي افراد غيرمدير را اداره مي‌كند. در فرهنگ آمريكايي از سرپرست به عنوان پيشرو نام برده مي‌شود.

مديري است كه مسئول و هماهنگ كننده فعاليت هاي گروهي از كاركنان يك اداره، دايره يا واحدي از يك سازمان است.

سرپرستان معمولا زير نظر مديران مياني كار مي كنند. آنها روند كار را هدايت مي كنند، دستورالعملهاي شفاهي و كتبي را صادر مي كنند، وظايف كاركنان را مشخص مي كنند، كيفيت و نظم و ترتيب كار را مي سنجند، بين كاركنان هماهنگي ايجاد مي كنند و به شكايات و اعتراضات رسيدگي مي كنند.

سرپرست پل ارتباطي بين مهندسين و كارگران است .( تكنسين) زيرا وي تا حدودي با اصطلاحات فني مهندسي آشنا بوده وضمنا زبان عاميانه كارگران را مي فهمد كه مي تواند اصطلاحات فني را به زبان ساده قابل فهم كارگران ترجمه نمايد .

و در متون فارسي سرپرست مترادف، با سرور، بزرگ و رئيس مي‌باشد و سرپرست به معناي مواظبت رياست و سروري است.

ازاین تعاریف مفاهیم مشترک زیر برداشت می شود:
1 –     سرپرست چندین کارمند یا کارگر دارد که به او گزارش می دهند
2 –    کار سرپرست از طریق افراد زیر مجموعه صورت می گیرد
3 –    تلاش سرپرست در جهت تحقق اهداف و دستیابی به شاخص های عملکردی می باشد که از طریق مدیران بالا رتبه تعیین می شود
4 –    نوع فعالیت سرپرست اجرایی و عملیاتی می باشد

ويژگي هاي سرپرست :

1-   قدرت در اجرا: از خود فرد ناشي مي شود و تلفيقي از قاطعيت، توان در تفكر و سازمان دهي است.

2-   قدرت در تحليل مسائل و حل مشكلات: كه مستلزم شناخت مسائل، جمع آوري عوامل، ايجاد كننده مسائل و حل مسائل است.

3-   قدرت ايجاد تعهد اجرايي در كاركنان: عملكرد سرپرست متكي بر صداقت، الگويي براي اجراي صحيح امور به وسيله كاركنان است. اين امر خود آموزش غير مستقيم است كه تكيه بر درست نگري و درست كاري سرپرست دارد.

4-وفاداری 5-مهارت های ارتباطی 6-عدالت 7-توانایی تفویض اختیار 8-علاقه به شغل9-نگرش مثبت ازدیگر ویژگی های یک سرپرست می باشد.

 

سرپرست کسی است که هدایت و رهبری یک تیم کاری را در اختیار گرفته تا بتواند آنها را به بهترین شکل به هدف سازمان نزدیک کند.

سرپرستان پیشگامان جبهه کارند لذا مستقیما“ با تولید سر کار داشته و اصطلاحا“ مدیران عملیاتی نامیده می شوند.

سرپرستي:

سرپرستی از انواع مدیریت است . سر پرست کسی است که کار را به وسیله دیگران انجام می دهد.

سرپرستي يعني مسئوليت در قبال كار افراد ديگر. سرپرستي غالبا يك يا مجموعه اي از وظايف زير است:

1 – نظارت و رسيدگي به كار ديگران براي حس انجام كار.

2 – كمك و ارشاد ديگران براي انجام كار.

3 – تعليم و آموزش عملي ديگران هنگام انجام كار.

4- هماهنگي و تقسيم كار بين ديگران.

5 – برنامه ريزي كار.

پس مي توان گفت: سرپرستي يعني مسئوليت در قبال كار ديگران كه بنابر وظيفه شغلي به فرد سرپرست، رئيس، مدير و نظاير آن ها محول شده است.

 

پایان جلسه اول : حسنعلی نوروزی