اصول سرپرستی -جلسه سوم

بسمه تعالی

اصول سرپرستی : جلسه سوم

 

بوروکراسی:

بوروکراسی یا دیوانسالاری یکی از واژه دو رگه دارای پسوندی در معنای نیرو و قدرت است.

دیدگاه ماکس وبر بروکراسی مظهر کوششی است عقلایی به منظور هدایت هماهنگ همه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی در عصر صنعت. وبر در این نظریه بیشتر به دو علت وجودی سازمان ها و نحوه اعمال قدرت نظر داشت وی قدرت را امکان تحصیل اراده ی انسانی بر رفتار اشخاص دیگر تعریف می کند.

عامل مهم دیگر از دیدگاه وبر در بروکراسی اعمال قدرت است. اعمال قدرت بر تعداد زیادی از افراد، احتیاج به صاحب منصبان اداری دارد که دستورها را اجرا کرده و مانند یک پل فرمانروا (رئیس) و فرمانبردار (مرئوس) را به هم متصل کند.

 

در این خصوص و بر سه نوع مشروعیت را برای اعمال اقتدار تشخیص داده است که هر یک با شکل معینی از دستگاه اداری تطابق دارد:

 

1- قدرت (سلطه) کاریزماتیک یا محبوبیت: استعدادی استثنایی که به اعتبار آن شخص لیاقت رهبری پیدا می کند. در این سلطه دستگاه اداری معمولا بسیار است و وفادارترین پیروان معمولا نقش واسطه بین رهبر و توده مردم را به عهده می گیرند.

 

2- قدرت (سلطه) سنتی: رهبر سنتی به اعتبار موقعیت و پایگاه موروثی خودش دستور می دهد. دستورهای او در محدوده آداب و سنن شخص و مستبدانه است. در این نوع سلطه دستگاه اداری معمولا یا شکل موروثی به خود می گیرد یا فئودالی.

 

3- قدرت (سلطه )قانونی: مشروعیت این نوع سلطه را اعتقاد به درستی قانون حفظ می کند. ترکیب دستگاه اداری متناسب با نوع قانونی سلطه را اصطلاحا بروکراسی یا دیوان سالاری می نامند. به هر حال واژه بروکراسی آن گونه که در نظریه سازمان به کار می رود بیانگر شرح تفضیلی ساخت سازمان رسمی است و شامل شرح شغل تفویض اختیار، رویه ها، مقررات و روابط تعیین شده است.

 

مزایای بروکراسی:

1 – تخصص شدن کار کارها در حر عالی

2- ساختار قدرت مبتنی بر سلسله مراتب

3- حاکمیت قوانین و مقرات و غیر مشخص بودن اداره امور

4- جدایی اعضا دستگاه اداری از مالکیت سازمان و یا وسایل تولید

5- استخدام کارکنان بر اساس توانایی و دانش فنی

6- ضبط و نگهداری سوابق و تصمیمات و مقررات اداری.

 

ویژگیهای بروکراسی :

1-   داشتن سلسه مراتب

2-   داشتن تقسیم کار

3-   تعیین روشها و ابزارها

4-   تمرکز اختیارات

 

ایرادات وارده به بروکراسی :

1-   از بین بردن خلاقیت

2-   نداشتن انعطاف پذیری

3-   قربانی شدن اهداف

 

ویژگی ها : سلسله مراتبی بودن، تعیین روش ها و وظایف افراد یا تعیین مقررات مدون و اصولی در سازمان، تمرکز اختیارات، تقسیم کار

معایب : ازبین بردن خلاقیت بر اثر افراط در دیوانسالاری، قربانی شدن اهداف در قالب بوروکراسی، کاغذ بازی در ادارات (امروز برو فردا بیا!!)

منابع تولید در مکتب کلاسیک : شامل نیروی انسانی و سرمایه است .

 

مدیریت اداری هنری فایول :

از جمله دانشمندانی که در شکل گیری مکتب مدیریت علمی سهم داشت هندی فایول می باشد. وی مهندس معدن بود و بیش از به سال مدیریت یک کمپانی معادن ذغال سنگ را بر عهده داشت، فایول در مباحث خود به بیان در مبحث اساسی پرداخت است:

 

الف) اصول عام مدیریت : که این اصول احکام و قوانین قطعی و بی نقص نبوده و انعطاف پذیر می باشند. اصول چهارده گانه مدیریت از نظر هنری عبارت اند از :

1- اصل تقسیم کار: به موجب این اصل کارها و فعالیت ها در هر سازمان باید بر اساس تخصص بین نیروهای آن سازمان تقسیم گردند.

2- اصل انضباط : بر اساس این اصل برای موفقیت در کار احترام متقابل بین موسسه و کارکنانش ضروری است به عبارتی باید مدیران شایسته در رده های مختلف سازمان قرار گیرند و به قوانین و مقررات سازمان عمل نمایند تا موجب در سازمان نباشیم.

3- اصل وحدت فرماندهی: این است بدین معنی است که هر یک از کارکنان فقط از یک مافوق دستور بگیرند و مستقیما مسئول او باشند.

4- اصل اختیار و مسئولیت: بر اساس این اصل حدود مسئولیت باید متناسب با اختیاری باشد که برای اجرای عمل معینی تفویض شده است. بنابراین جوابگوی کارمند در برابر مافوق در حدود اختیاراتی که به وی تفویض شده است.

5- اصل سلسله مراتب: الگوی زنجیره ای است که بالاترین مقاوم تا پایین ترین رده سازمان وجود دارد که برای تیهل عمل هماهنگی لازم است

6- اصل نظم و ترتیب: بیانگر این است که جایی برای هر کس و هرکس در جای خودش می باشد.

7- اصل حقوق و مزایای پرسنل: متناسب به خدماتی که کارکنان در سازمان انجام می دهند باید حقوق و مزایی دریافت کنند به طوری که هم رضایت کارمند و هم رضایت کارفرما حاصل شود.

8- اصل وحدت مدیریت : به موجب این اصل هر یک از فعالیت هایی که هدف یکسانی را دنبال می کنند باید زیر نظر یک قدر داشته باشند.

9- اصل انصاف یا برای بری: بموجب این اصل در کلیه رده هاباید رفتار و کردا عادلانه با کارکنان داشته باشند تا وفاداری آن ها را در هدف سازمان

10- اصل ثبات و استمرار خدمت کارکنان: به عبارتی به هر کارمند باید فرصتی داده شود تا به کار خود تسلط یابد و مدیران برسان نیاز دارند تا کارکنان خود را به خوبی بشناسند.

11- اصل ابداع و ابتکار: بنابراین اصل مدیران باید به زیر دستان فرصت دهند تا قدرت ابداع و ابتکار خود را در انجام امور به کار اندازند.

12- اصل تمرکز: به موجب این اصل در تعیین میزان و حدود تمرکز باید به اوضاع و شرایط خاص سازمان توجه کرد.

13- اصل تبعیت منافع فردی از منافع عمومی: هر فرد پس از عضویت در سازمان عضوی از آن محسوب می شود. به عبارتی در هر کاری باید منافع جمع و گروه مقدم بر منافع فرد باشد.

14- اصل روحیه یگانگی گروهی: به موجب این اصل وحدت و اتحاد میان کارکنان شاغل در یک سازمان قدرت و انسجام بیشتری برای تامین هدف های آن سازمان فراهم می آورد.

 

ب) توانایی های لازم برای مدیریت: فایدل این توانایی ها را به سه گروه در سازمان تقسیم می کند که عبارت اند از :

1- توانایی های عام مدیریت: که خود شامل امور تجاری مانند خرید و فروش، امور فنی شامل تولید، امور مالی شامل امور مربوط فراهم آوردن سرمایه، امور تامین: شامل امور امنیتی، امرو حسابداری: شامل تهیه صورتحساب های اساسی همچون ترازنامه، سود و زیانی سرمایه، امور اداری: شامل برنامه ریزی سازماندهی – فرماندهی.

2- توانایی های خاص مدیریت: که شامل برنامه ریزی سازماندهی، هماهنگی ، فرماندهی و کنترل می باشد.

3- توانایی فنی و تخصصی: در رده های بالای سازمان احتیاج به توانایی های مدیریت بیشتر و ضرورت اطلاعات فنی کمتر می باشد.

 

در مکتب کلاسیک هانری فایول : توانایی و سطوح مدیریت را مطرح میکند .

 

1-   مدیریت صرف

2-   مدیریت مهارتی ( فنی – تخصصی )

3-   مدیریت روابط انسانی ( ارتباط )

 

و سه سطح مدیریتی را مطرح میکند :

1-   مدیران عالی : وزرا، روسای سازمان ها، مدیران عامل

2-   مدیران میانی : مانند مدیرکل ها، مدیران اجرایی، روسای دفاتر کل

3-   مدیران سرپرستی ( پایه ) : سرپرست چاپخانه، مسئول آموزش، سرپرست قسمت فنی یا غیر فنی

 

رابطه بین سطوح مدیریت و توانائیهای مدیریتی :

الف ) : مدیران عالی مدیرانی هستند که باید 1- مدیریت صرف داشته 2- روابط انسانی 3- مهارتهای فنی و تخصصی . مهارت مدیریتی بالاتر و مهارت تخصصی پایین تر

ب ) : مدیران میانی مدیرانی هستند که باید 1- روابط انسانی   2- مدیریت صرف 3- مدیریت فنی . و پایه مهارت تخصصی بالاتر و توانایی مدیریتی پایین تر

ج ) : مدیران پایه مدیرانی هستند که باید 1- مدیریت فنی و 2- روابط انسانی 3- مدیریت صرف

مکتب رفتار گرایی یا نئو کلاسیک یا روابط انسانی :

التون مایو در مکتب نئوکلاسیک بحث رفتار سازمانی را مطرح میکند . و معتقد است افراد رفتار سازمانی ندارند.

اندیشه های رفتار سازمانی :

1-   شان و حرمت انسان در محیط کار حفظ شود .

2-   هدفهای کارکنان در جهت رفاه آنها باشد نه صرفا در جهت هدفهای سازمانی .

3-   مشارکت گروهی افراد و کارکنان در مدیریت و تصمیم گیری ها مد نظر قرار بگیرد .

4-   امکان آزادی ، خلاقیت و ابتکار عمل به افراد داده شود .

5-   جایگاه گروهها در محیط کار بدرستی شناسایی شود .

6-   روابط غیر رسمی علاوه بر روابط رسمی در محیط کار بین مدی و کارکنان ایجاد شود .

 

تعریف رفتار سازمانی :

انگیزه و تحرک در فعالیتهای اعضای یک سازمان ، روابط داخلی آنها با یکدیگر ، برداشتها و عکسالعملهای آنها در قبال مسائل مختلف ، رفتار سازمانی نامیده میشود . که ابتدا مورد توجه مکتب نئوکلاسیک قرار گرفت و موجب کشف گروههای غیر رسمی شد .

 

نکات مورد نظر التون مایو در مدیریت کارکنان: سختی کار و زمان طولانی

عوامل موثر در رفتار سازمانی:

1 – ادراکات

2 – رشد شخصیت

3 – انگیزش

1 – ادراکات یعنی درک حسی ساده که امکان اشتباه را هم دارد و الیته ادراکات متفاوت است

2 – رشد شخصیت یعنی آن قسمت که طوری افراد را در سازمان پروش دهیم که رفتار سازمانی را فراگیرند.

3 – انگیزش یعنی ایجاد انگیزه در کارکنان برای ترغیب به انجام کار به بهترین نحو

 

خلاصه نظریات التون مایو :

1-   باید روند تغییری در انسان ها ایجاد شود تا رفتار سازمانی پیدا کنند ( رفتار جمعی )

2-   آگاهی و آموزش کارکنان را که موجب تغییر رفتار فردی میشود مورد توجه قرارداد . ( تغییر رفتار فردی )

3-   باید کارکنان را با تکنیک معرفت آشنا کرد . ( معرفت )

4- در مدیریت باید از علوم مختلف روان شناسی، جامعه شناسی، مردم شناسی، روان شناسی اجتماعی و… استفاده کرد.

 

( گرایش میل )

مک گریگور (تئوری x/ y):

مک گریگور تئوری x/y را مطرح کرد. وی مشاهده کرد که سازمان ها چگونه کار می کنند و از طریق ارتباط با مدیران دریافت آنها نظرات منفی نسبت به کارگران و کارمندان دارند ودر ابتدا تئوری x پدید آمد اما با تحقیقات بعدی به تئوری y رسید.

تئوری x:

افراد بشر شرایط خاص روحی دارند که منفی است/ بشر فطرتا از کار گریزان است/ بشر از زیربار مسئولیت شانه خالی می کند و مسئولیت پذیر نیست/ باید با اجبار و تهدید و اعمال خشونت آمیز و تنبیه وی را وادار به کار کرد.

تئوری y:

برخی انسان ها از کار کردن لذت می برند / انسان ها دوست دارند کار کنند / کار برای انسان ها مانند تفریح و سرگرمی استم کنترل و نظارت و اختیار انسان در دست خودش است و نیاز به اجبار ندارد / انسان مسئولیت پذیر است/ ارعاب تنها راه تحریک انسان نیست بلکه پاداش مادی و معنوی انگیزه بخش است

در مجموع هیچ کدام از دو تئوری x/y به تنهایی قابل قبول نیست و تلفیقی از این تئوری ها صحیح است.

 

 

نظریه مزلو در رفتار گرایی : رابرت مزلو (سلسله مراتب نیازها):

ایشان نیازهای انسان را به صورت یک حرم از بالا به پایین بدین صورت ترسیم میکند : بالای حرم خودشناسی باید به معرفت و خودشناسی برسد لایه پایین تر اجتماع که باید به یکدیگر احترام بگذارند و لایه پایین تر امنیت باید امنیت شغل داشته باشد ولایه زیرین نیازهای فیزئولوژیک که اولینش حقوق است .

 

مزلو نظریه سلسله مراتب نیازها را در زمینه اشاره به پنج نیاز اساسی مطرح کرد که از اولویت پایین به بالا عبارتند از:

عبارتند از:

1 – نیازهای اولیه( فیزیولوژیک)

2 – نیاز تامین امنیت

3 – نیازهای وابستگی و اجتماعی بودن

4 – نیاز به احترام

5 – نیاز به خویابی (خودشکوفایی)

نیاز فیزیولوژیک: نیازهای اساسی که برای ادامه حیات انسان لازم است مانند : غذا ، پوشاک ، مسکن و…

نیازهای ایمنی یا امنیت : نیاز به دوربودن ازخطرهای جسمی ، امنیت شغلی ، مالی ، غذایی و….

نیازهای وابستگی ، اجتماعی ودوستی : ازآنجا که انسان موجودی اجتماعی است نیازمند است که به جایی وابسته باشد وموردپذیرش وقبول دیگران قرارگیرد.

نیازهای احترام : وقتی که نیاز وابستگی واحترام درانسان ارضا شد تمایل پیدامی کند تا جایگاه وموقعیت اجتماعی خود رابشناسد ومورد احترام دیگران قرارگیرد

نیازهای خودیابی 0خودشکوفایی): یعنی پیشرفت کامل ودرک ظرفیت ها وتوانایی های بالقوه انسان تا بالاترین حدممکن . این نیازبالاترین مرحله وهرم نیازهاست وموقعی فعال می شود که تمام نیازهای پایین تر به طورمعقول ارضا شده باشند.دراین سطح خلاقیت وفرصت برای رشد وپیشرفت به وجود می آید.

مزلو معتقد است هرچه نیازهای اولیه مانند فیزیولوژیکی بهتر تامین شود و این سلسله تامین نیازها به ترتیب پیش رود، به مرحله بالاتر خواهیم رسید و در کشورهای پیشرفته خودیابی در پایین ترین مرحله و نیاز فیزیولوژیکی در بالاترین مرحله است و در کشورهای جهان سوم بالعکس است.

انتقاد به این نظریه: نمی توان گفت هر کس نیازفیزیولوژیکی اش برآورده شد به خودیابی می رسد یعنی تمی توان تقدم و تاخر و اولویت دقیق برای آن مشخص کرد. / سطوح رفع این نیازها در بین افراد مختلف، متفاوت است.

مهمترین نقدی که به این نظریه وارد است : هرکسی نیازهای اولیه اش برآورده شود به خودیابی میرسد در صورتی که نمیتوانیم در این زمینه اولویت بندی کنیم .

 

ال گریس ( نظریه رشد یافتگی و رشد نیافتگی ) :

او معتقد است فرد در محیط سازمان برای درک سازمانی مراحلی را باید پشت سر بگذارد و از وابستگی به استقلال برسد .

کارکنان در محیط کار اول وابسته و متکی هستند به سازمان و بتدریج این وابستگی کاسته شده و به استقلالی نسبی با توجه به رفتار سازمانی پیدا میکند . تقسیم کار و توجه به رشد شخصیت افراد بسیار مهم است .

سوال گریس: چرا در سازمان ها این قدر کم کاری، تخریب وسایل و محیط متشنج مشاهده می شود؟ وی به این نتیجه رسید انسان برای درک رفتار سازمانی باید مراحلی را پشت سر بگذارد تا از وابستگی به استقلال برسد.

ابتدا انسان متکی به دیگران است. به تدریج اتکا به دیگران کاهش می یابد. سپس فعال می شود و مراحل دیگر را طی می کند تا به استقلال نسبی می رسد. این مرحله رشد یافتگی است.

گریس معتقد است تقسیم کار و توجه به رشد شخصیت افراد در سازمان عامل مهمی در بروز رفتار سازمانی است و افراد باید برای رسیدن به رفتار سازمانی حداقلی از استقلال نسبی را برخوردار باشند.

خصوصیات رشد نیافتگی: متکی به دیگران، انفعال، لحظه ای فکر کردن، وابستگی کامل

خصوصیات رشد یافتگی: اتکا به خود، فعال، آینده نگر، استقلال نسبی

 

خصوصیات کسی که درسازمان رشد کرده باشد :

1-   اتکا به خود

2-   فعال بودن

3-   آینده نگر بودن

4-   استقلال نسبی

 

خصوصیات کسی که در سازمان رشد نکرده باشد :

1-   متکی به دیگران

2-   وابستگی کامل

3-   غیر فعال بودن

4-   لحظه ای فکر کردن

 

سازمان غیر رسمی در مکتب روابط انسانی یا نئوکلاسیک ها:

سازمان غیر رسمی در این مکتب ایجاد شده و نگرش رفتار سازمانی موجب ایجاد این سازمان میشود و برای تعدیل آن روابط خشک میباشد . سازمان غیر رسمی در مکتب رفتار گرایی روابط انسانی مطرح شد یعنی سازمانی غیر رسمی در درون سازمان رسمی ایجاد می شود.

خصوصیات سازمان رسمی : دارای سلسله مراتبی است که مجموعه ای از افراد برای رسیدن به هدف خاصی با هم تعامل میکنند اما سازمان غیر رسمی دردرون سازمان رسمی ایجاد میشود .

ویژگیهای سازمان غیر رسمی :

1-   سلسله مراتب در آنها وجود ندارد

2-   اهداف آنها در آینده تشکیل میشود و منافعش دراز مدت است .

3-   ارتباط در سازمان غیر رسمی سریع تر صورت میگیرد .

4-   صمیمیت و تفاهم در سازمان غیر رسمی بیشتر است .

5-   سازمانهای غیر رسمی موجب افزایش روحیه و بروز پیشنهادهای سازنده میشوند .

6-   سازمان غیر رسمی برای دستیابی به گرایشهای مشترک در درون یک سازمان است .

اهداف آنها در آینده تشکیل می شود/ سلسله مراتبی در آنها وجود ندارد

مضرات سازمان غیر رسمی :

1-   افزایش شایعات

2-   اختلال در وضایف مدیریت و کارکنان یعنی جایگاهها و سلسله مراتب رعایت نمیشود .

3-   سازمان غیر رسمی آنقدر به سمت منافع خود میرود که خودش تبدیل به سازمان رسمی میشود .

هومنز معتقد است ایجاد سازمان غیر رسمی برای دستیابی به گرایش های مشترک در درون یک سازمان است.

 

پایان جلسه سوم : حسنعلی نوروزی