بسمه تعالی
اصول سرپرستی
جلسه نهم : کنترل و نظارت
مفهوم و اهميت كنترل :
يكي از وظايف اساسي مدير كه با ساير وظايف او در ارتباط است كنترل مي باشد كه از طريق ان مي توان از منابع و فعاليت هاي اعضاء سازمان، حداكثر كارايي و اثر بخشي را در جهت نيل به اهداف سازمان بدست آورد. فقط با كنترل است كه برنامه ريز به صحت پيش بيني خود پي خواهد برد. به همين دليل است كه بايد اين نظر را پذيرفت كه هيچ برنامه اي بدون كنترل به درستي اجرا نمي شود و كنترل نيز بدون وجود برنامه مفهوم و معني پيدا نمي كند.
بنابراين كنترل در مؤسسات تجاري و ديگر سازمان ها نقش پويايي ايفا مي كند. پويايي نقش كنترل از آن جهت است كه براساس آن مي توان به اصلاح انحرافات، تطابق عملكردها با اهداف مطلوب سازماني پرداخت.
تعریف کنترل :
کنترل عبارت است از ارزیابی تصمیم گیری ها و برنامه ها از زمان اجرای آنها و اقدامات لازم برای جلوگیری از انحراف عملیات نسبت به هدف های برنامه و تصحیح انحرافات احتمالی به وجود آمده.
به تعبیر دیگر کنترل عبارت است از فرایند ایجاد و اجرای مکانیزم هایی برای اطمینان یافتن از حصول اهداف.
کنترل تا حد زیادی وظیفه ای است که حلقه سیستم مدیریت را به هم متصل می سازد.
فرآيند كنترل
كنترل را مي‌توان طي چهار مرحله انجام مي‌داد:
مرحله اول: تعيين استاندارد يا ضابطه براي كنترل
مرحله دوم: سنجش عملكرد استانداردها
مرحله سوم: تشخيص انحرافات و تحليل علل آنها
مرحله چهارم: اقدامات اصلاحي
مرحله اول: تعيين استاندارد يا ضابطه براي كنترل عبارتند از:
تعیین شاخص ها و معیارها برای اندازه گیری متناسب با هدف های برنامه و پیش بینی نتایج برنامه (کمی کردن شاخص هایی مانند زمان، هزینه، کمیت و کیفیت
- استانداردهاي كمي : مانند استانداردهاي هزينه، درآمد، سرمايه و برنامه
- استانداردهاي كيفي : بر كيفيت توليد يا خدمات نظر داشته و مطلوبست آنها را تعيين مي‌كند.
- استانداردهاي مختلط : تركيبي از استانداردهاي كمي و كيفي مي‌باشد و به وسيله آن مي‌توان خدمات يا توليد مورد نظر را از نظر جنبه‌هاي كيفي و كمي مورد بررسي و كنترل قرار داد.
مرحله دوم: سنجش عملكرد استانداردها که عبارتند از:
تهیه و تنظیم اطلاعات مربوط به عملیات انجام یافته و در حال انجام (از طریق گردآوری اطلاعات و تصفیه و فشرده کردن یا پردازش آن)
- روش نمونه‌گيري: زماني كه توليد زياد باشد و نتوانيم تمام آحاد محصول يا خدمت را بررسي كنيم با انتخاب تعدادي بصورت تصادفي و مقايسه آنها با استانداردها بر اتمام كار نظارت مي‌كنيم.
- روش مشاهده و بحث غيررسمي :
- روش پيش‌بيني: پيش بيني اغلب به عنوان سيستم اندازه گيري نتايج احتمالي عملكرد به كار مي‌رود.
- روش گزارشات: گزارشات كتبي به همواره توضيحات شفاهي مي‌تواند به عنوان سيستم اندازه گيري به كار رود.
مرحله سوم: تشخيص انحرافات و تحليل علل آنها :
مقایسه اطلاعات به دست آمده و تنظیم شده با معیارها و نتایج پیش بینی شده (از طریق کنترل مداوم یا نمونه برداری یا روش مبتنی بر استثنا و مقایسه آنها با معیارهای از قبل تعریف شده به صورت جداول و گزارش خلاصه)
مقايسه نتايج عمليات يا استانداردها، منجر به تشخيص انحرافات مي‌شود. براي اين مقصود مدير كنترل بايد به نقاط استثنايي توجه نمايد. اندازه گيري نتايج در نقاط استراتژيك كاربرد اصل استثناء را نشان مي‌دهد كه منظور از آن تمركز توجه مديريت به موقعيتهايي است كه از استاندارد انحراف پيدا كرده‌اند.
مرحله چهارم: اقدامات اصلاحي:
تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی در عملیات و روش ها یا برنامه ها در صورت نقص یا انحراف از اهداف (عملیات اصلاحی و درک میزان دقت و صحت عملکردها و در صورت لزوم بازنگری و تجدیدنظر در برنامه ها
اقدامات اصلاحي بهنگام ملاحظه نتايج عمليات با حدي پائين‌تر از ميزان استاندارد ارائه مي‌شود.
در هنگام اجراي عمليات، انحرافي را كه در مرحله اي بوجود آمده در مرحله بعد اصلاح نمايند.
انواع کنترل بر حسب زمان :
1- کنترل قبل از انجام عملیات آینده نگر)
2- کنترل در حین انجام عملیات (حال نگر)
3- کنترل بعد از انجام عملیات (گذشته نگر) یا کنترل بازخور
کنترل قبل از انجام عملیات آینده نگر):
کسب اطلاعات دقیق و آگاهی از تغییرات محیطی و پیشرفت طرح .
کنترل در حین انجام عملیات (حال نگر):
کنترل در هر مرحله از کار مانند بررسی کیفیت غذا .
کنترل بعد از انجام عملیات (گذشته نگر) یا کنترل بازخور:
برای بررسی نتایج و تعیین میزان انحراف اجرای طرح از استانداردها و اقدامات اصلاحی برای بهبود عملیات آینده
فنون و تکنیک های کنترل :
1- تدابیر سنتی کنترل
2- کنترل از طریق بودجه
3- تجزیه و تحلیل نقطه سر به سر
4- نمودار گانت
5- کنترل از طریق فنون تجزیه و تحلیل شبکه
تدابیر سنتی کنترل:
از طریق الف- گزارش های آماری (دوره های مختلف فروش)، ب- گزارش ها و تحلیل های خاص (آمار خاص در خصوص بهای تمام شده محصولات)، ج- بازرسی عملیاتی (ارزیابی منظم و مستقل از امور حسابداری، مالی و… بوسیله بازرس داخلی)، د- مشاهدات شخصی مدیران.
کنترل از طریق بودجه:
بودجه منعکس کننده طرح کلی از برنامه ها و نتایج پیش بینی شده عملیات در دوره های معین و غالبا یکساله است. بودجه طرحی است که نحوه تخصیص منابع مالی را به فعالیت های مشخص در یک دوره معین نشان می دهد. مدیران با کنترل از طریق بودجه می توانند بفهمند چه نوع منابعی ودر کجا مصرف شده است.
تجزیه و تحلیل نقطه سر به سر:
تکنیکی که از طریق آن روابط بین هزینه های ثابت و متغیر، و سود مورد مطالعه قرار می گیرد. این روش شناخته شده برای برنامه ریزی سود شرکت بر روابط مشخص بین هزینه ها و درآمدها استوار است. نقطه سربسر یعنی مصرف سطحی از فعالیت یا تولید که در آن نقطه، بهای تمام شده کل، مساوی درآمد کل باشد. به عبارت دیگر هرگاه درآمد کل یک موسسه برابر با هزینه کل باشد در این حالت سود عاید موسسه نشده و زیانی هم نداشته بنابراین موسسه به میزان تولید در نقطه سربسر رسیده است.
نمودار گانت:
همکار تیلور، پدر مدیریت علمی به نام هنری گانت این تکنیک را ارایه کرد. این نمودار، ابزاری قوی و موثر در برنامه ریزی و کنترل پروژه های ساده است و هدف آن نشان دادن پیشرفت کار در طول زمان مشخص با نمودار ستونی است. برای استفاده از این تکنیک، باید فهرستی از کلیه فعالیت هایی که برای اجرای یک طرح خاص ضرورت دارد، تهیه شود و مدت زمان انجام هر فعالیت پیش بینی و بر اساس آن نمودار گانت ترسیم گردد.
کنترل از طریق فنون تجزیه و تحلیل شبکه:
1 – روش (پرت/pert):
2 – روش مسیر بحرانی /CPM :
(پرت/pert):
فن ارزیابی و بازنگری برنامه یکی از فنون شبکه پروژه است که توسط دفتر پروژه های ویژه نیروی دریایی آمریکا و موسسات مشاوره ای این کشور ابداع شد. بر این اساس، سه تخمین خوش بینانه ترین، محتمل ترین و بدبینانه ترین درباره مدت هر فعالیت زده می شود. زمان معرفی مورد انتظار برای یک فعالیت از فرمول زیر محاسبه می شود:
(بدبینانه ترین مدت + محتمل ترین مدت ضربدر 4 تقسیم + خوش بینانه ترین مدت) 1/6 = زمان مصرفی مورد انتظار
روش مسیر بحرانی /CPM :
مجموعه ای تکنیک های گرافیکی است که برای برنامه ریزی و کنترل پروژه ها به کار می رود که در این رابطه سه عامل موثر در هر پروژه وجود دارد: زمان، هزینه و در دسترس بودن منابع
حیطه نظارت :
حیطه نظارت یا کنترل که به آن حیطه مدیریت هم می گویند عبارت است از تعداد افراد و زیردستانی که یک مدیر می تواند آنها را به طور موثر و کارآ هدایت نماید و آنها به وی گزارش دهند. حیطه نظارت ممکن است محدود یا نامحدود باشد اما تعداد افراد تحت نظارت توافقی است و به کمتر از شش نفر حیطه محدود و بیش از آن حیطه وسیع می گویند.
تدابير كنترل و نظارت:
- كنترل عملياتي
- بودجه
- گزارشهاي كنترل آماري
- گزارشهاي كنترل خاص
- ارزشيابي داخلي
- كنترلهاي همزمان
- كنترلهاي مديريتي
- كنترل عملياتي:
كه در ارتباط با وظايف عملياتي است. توليد، تداركات، بازاريابي، حسابداري، عمده ترين عمليات در رابطه با توليد است.
- بودجه:
برنامه‌هاي يك سازمان در قالب ارقام پولي به عبارت ديگر بودجه يك سازمان با ارائه كمي يعني با تعيين هزينه عمليات به تفكيك و براي محدوده‌هاي زماني معيني مشخص مي‌شود.
- گزارشهاي كنترل آماري:
وسيله ديگر كنترل عبارت از گزارشهاي مستمر دوره اي (هفتگي، ماهانه و…) كه مدير مي‌تواند خواستار تهيه آن شود واضح است كه اين گونه گزارشات بايد مستمر باشد.
- گزارشهاي كنترل خاص:
تفاوت اين گزارشها با ساير وسائل كنترل اين است كه عمليات خاص را به منظور خاص مورد رسيدگي قرار مي‌دهد. تهيه نوع گزارشها بر يك مبناي غيرمستمر و در حالات استثنايي انجام مي‌شود.
- ارزشيابي داخلي:
- كنترلهاي همزمان:
كنترلهاي همزمان يكي از تدابير لازم مديريت در امر دائمي و مستمر بودن كنترل مي‌باشد.
- كنترلهاي مديريتي:
يكي از مهمترين تدابير كنترلي، كنترل مديريت است كه در ارتباط با سنجش عملكرد مديريت در بخشهاي گوناگون مالي، فروش، تبليغات و غيره مي‌باشد.
عوامل مؤثر در كنترل:
- تغييرات محيطي
- پيچيدگي
- اشتباهات
- تفويض اختيار
ايجاد كنترل مؤثر:
بررسي سيستمهاي اطلاعاتي مديريت به دلائل زير ضروري است:
- سيستم اطلاعاتي سازمان نقش مهمي در سيستم كنترل به عهده دارد.
- سيستم اطلاعاتي سازماني تغييرات عمده اي پيدا كرده كه نمونه آن استفاده روز افزون رايانه است.
نقش اطلاعات و رايانه در كنترل:
- كيفيت اطلاعات
- به هنگام و به موقع بودن اطلاعات
- كميت اطلاعات
- مربوط بودن اطلاعات
كيفيت اطلاعات:
منظور از كيفيت اطلاعات: اين است كه مديران بايد بين بايدها و جستهاي گزارش شده مقايسه انجام دهند.
به هنگام و به موقع بودن اطلاعات:
فقط اطلاعاتي كه بسته به زمان و به موقع باشد قابل بررسي است.
كميت اطلاعات:
مديران بعضي اوقات بدون توجه به كيفيت و يا كميت براساس دقت و به موقع بودن اطلاعات ممكن است تصميم بگيرند.
مربوط بودن اطلاعات:
اطلاعات دريافتي مديران بايد در ارتباط با مسئوليت‌ها و وظايفشان باشد.
مشكلات كنترل :
1 – مقاومت كاركنان در برابر كنترل
2 – مشكل دسترسي مجريان و برنامه‌ريزان و مديران به نتايج كنترل
3 – انتخاب استانداردها ی واقعي و منصفانه .
4 – مديريت زمان براساس جداول كاري متغير:
- زمان كاري قابل انعطاف
- ارتباط از راه دور
- هدف كاري تبديلي
- فكر كردن
زمان كاري قابل انعطاف:
زمان قابل انعطاف يا ساعتهاي كاري انعطاف پذير به كاركنان اين اجازه را مي‌دهد كه ساعات شروع و پايان كار خود را با در نظر گرفتن يك سري محدوديت‌هاي خودشان انتخاب كنند معمولاً سازمانها يك محدوده زمان خاصي را كه در مواقعی كاركنان در سر كار هستند مثلاً ده صبح الي سه بعد از ظهر تعيين مي‌كنند.
ارتباط از راه دور:
هدف كاري تبديلي:
استفاده از هفته‌هاي كاري تبديلي عبارتند از افزايش دادن تعداد ساعات كاري در طي روز و كاهش تعداد روزهاي كاري در هفته معمولاً به اين شكل است كه كاركنان روزي ده ساعت در هفته چهار روز كار مي‌كنند.
فكر كردن:
فكر كردن يكي از فعاليتهاي طبيعي بشر است و از انجام امور به صورت مطلوب در اين است كه لحظاتي را بر روي آن موضوع فكر نمائيد سرپرستان بايد زمان و مكانهاي خاصي را براي فكر كردن اختصاص دهند بنابراين فكر قبل از عمليات داراي اولويت است در ابتداي شروع فكر كردن اهدافي را كه به آن مي‌خواهيد برسيد مشخص كنيد.
پایان جلسه نهم :