بسمه تعالی
اصول سرپرستی
جلسه چهارم :فعاليتهاي مديريتي سرپرست
انواع مدیران:
الف ) ازنظر فعالیتهای سازمانی:
1 – مدیران وظیفه ای
2 – مدیران عمومی
مدیران وظیفه‌ای(تخصصی) :
کارکنانی با مهارتهای ویژه در زمینه خاص مانند حسابداری، امور پرسنلی و غیره.
مدیران عمومی :
مسئول کلیه وظایف و فعالیت‌هایی هستند که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌شود مانند تولید، بازاریابی و امورمالی.
ب ) از نظر سطح سازمانی:
1 – مدیران عملیاتی
2 – مدیران میانی
3 – مدیران عالی
مدیران عملیاتی (سرپرستی) :
مدیران در این سطح مستقیما مسئول تولید کالا و خدمات هستند مانند سرپرستان.
مدیران میانی :
این مدیران به طور مستقیم به مدیران رده بالا گزارش می‌دهند و پل ارتباطی میان مدیران عالی و عملیاتی هستند. راهبردهاوخط مشي ها ی سازمان را به هدفهاي ويژه و برنامه تبديل مي كنند و براي اجرا در اختيار مديران عملياتي قرار ميدهند .
مدیران عالی :
گروه کوچکی از مدیران را تشکیل می‌دهند. مسئول اداره كل سازمان هستند.اهداف ،خط مشي ها و راهبردها را تدوين مي كنند . واكنشهاي سازمان را در برابر محيط معين مي كنند . معمولا اين سطح از مديريت را مديرعامل ،مدير ، رئيس … مي نامند .
الف ) – نقش‌هاي سرپرستي:
1 – سرپرست در اين جايگاه به عنوان حلقه اتصالي بين مديريت و كارگران مي‌باشد.
2 – سرپرست به عنوان فرد رابط .
3 – سرپرست به عنوان نماينده مديران: اين نقش در موقعيتي كه سرپرست به عنوان نماينده مديريت عالي يا مياني كارفرما روبرو و يا مافوق كارگران قرار مي‌گیرد
4 – سرپرست به عنوان نماينده كارگران: سرپرست به عنوان سخنگو و نماينده كارگران خواسته‌هاي آنها را با مقامات بالا مطرح مي‌كند.
5 – سرپرست به عنوان حاشيه نشين: در اين موقعيت سرپرست نقش كارگري را دارد كه فقط اسم سرپرست را به يدك مي‌كشد.
6 – سرپرست به عنوان متخصص: مانند ديگران سرپرستان مورد اقبال و اكرام قرار مي‌گيرد و از نظرات آن در تنظيم روابط انساني و خط توليد بهره گرفته مي‌شود.
انواع مهارت های مدیران
1 – مهارت فنی (تخصصی) : (Technical Skills)
دانش و فن موجود در فعالیت ها در ارتباط با روش ها، فرایندها و رویه ها. مهارت فنی برای مدیران سرپرستی یا عملیاتی دارای اهمیت زیاد و برای مدیران میانی دارای اهمیت متوسط و برای مدیران عالی دارای اهمیت کمتری است.
توانائي در كاربرد دانش تخصصي يا تخصص‌هاي ويژه توانايي بكار بردن ابزار، شيوه ها و دانش مورد نيازبراي اجراي يك زمينه تخصصي است مانند: جراحان ،مهندسان …
2 – مهارت انسانی : (Human Skills)
توانایی کارکردن با مردم و کارکنان. این مهارت یک تلاش هماهنگ کننده، یک کار گروهی و خلق کردن محیطی است که افراد برای بیان عقایدشان احساس امنیت و آزادی کنند. مهارت های انسانی در هر سه سطح تقریبا از اهمیت یکسانی برخوردارند اما غالبا در مدیران میانی برجسته ترند.
توانائي در كار كردن،درك نمودن و ايجاد انگيزش در فرد يا گروه ، توانايي برقراري ارتباط با ديگران ،
ايجاد انگيزه در افراد ، و درك شرايط و وضعيت آنها است . از اين مهارت براي راضي نگهداشتن مديران بالا و انگيزه دادن به كاركنان بهره مي گيرد
3 – مهارت ادراکی ، نظري يا تحليلي(Conceptual Skills) :
دیدن تصویر کلی یا شناخت عناصر مهم در یک وضعیت و فهم روابط بین عناصر. غالبا در مدیران عالی برجسته است.
از نظر فكري مسائل و مشكلات پيچيده را تجزيه و تحليل كنند و آنها را شناسائي نمايند. توانايي هماهنگ كردن كليه فعاليتهاي سازمان بصورت يك سيستم روابط متقابل بخشها ، چگونگي تاثير هر تغيير در هر قسمت از كاركردهاي اين مهارت است
4 – مهارت طراحی :
توانایی حل مسایل به نفع موسسه به خصوص در مدیران سطوح بالای سازمان جهت طراحی راه حل مشخصی برای حل مسئله مهارت های ادراکی و طراحی در مدیریت عالی دارای اهمیت زیاد، برای مدیران میانی دارای اهمیت متوسط و برای مدیران پایه/ سرپرستی/ عملیاتی دارای اهمیت پایین تری هستند.
نکته: برخی از صاحبنظران به سه مهارت اول معتقدند و مهارت طراحی را در قالب مهارت ادراکی مطرح کرده اند.
5 – مهارتهاي تصميم گيري :
انتخاب يك راهكاراز بين راههاي گوناگون، قدرت تجزيه وتحليل اطلاعات و اتخاذ تصميم مناسب از كاركرد اين مهارت محسوب مي شود . فردی که در تصمیم گیری قدرت بالایی دارد می تواند بسیار منطقی و خلاقانه از قدرت تفکر خود استفاده کند .
انواع مهارتها در رابطه با سطح سرپرستی
| فنی | روابط انسانی | ادراکی،طراحی | تصمیم گیری | مهارتها
سطوح مدیریت |
| + | + | + | مدیریت عالی | |
| + | مدیریت میانی | |||
| + | + | مدیریت سر پرستی |
مهارتهای تصمیم کیری و ادراکی برای مدیران عالی ضروری تر است
مهارت روابط انسانی در همه سطوح دارای اهمیت یکسان است
سرپرستان بیش از مدیران رده های بالاتر به مهارت فنی نیاز دارند
کارمندان وقتی دچار مشکل می شوند به سراغ سرپرست خود می روند
تيلور معتقد است برای آنکه کسی یک مدیر عالی شود می بایست از سرپرستی شروع وبا ترقي پيشرفت پلكان را گذرانيده تا یک مدیر عالی شود
ب) وظايف سرپرستي:
وظايف سرپرستي از منظر صاحب نظران در پنج قلمرو وظايف مديران دسته بندي مي‌گردد. كه عبارتند از:
1 – برنامه‌ريزي
2 – سازماندهي
3 – هماهنگي
4 – رهبري
5 – كنترل
برنامه ريزی
انتخاب يک راه از ميان راه ها و شقوق مختلف برای عمليات و عملکردهای آينده و تعيين راه های دست يافتن به اهداف و منابع مورد نظر
وظیفه برنامه ریزی شامل ؛ تعریف اهداف سازمان ، تعیین راهبرد تحقق این اهداف پیش بینی فعالیتهای لازم برای نیل به هدفها
سازماندهی
ترکيب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را بايد با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار ديگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتايج مورد انتظار است.
سازماندهی شامل : تعیین وظایفی است که باید در سازمان اجرا شود مشخص کردن افرادی که باید آن وظایف را انجام دهند .
تعیین وظایفی که می تواند با هم یک گروه شغلی تشکیل دهد .
هماهنگی
فرايندی که ازطريق آن، هدفها و فعاليتهای گروه های کاری يک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمين شوند.
فرایند تلفیق و یکپارچه نمودن فعالیتها ی واحد های مجزا از یکدیگر . پیگیری کارآمدی هدفهای سازمان
رهبری
فراِيند اثرگذاری بر فعاليت های يک فرد يا يک گروه که در يک موقعيت معين در جهت دست يافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.
شغل مدیر ایجاب می کندکه : فعالیتهای افرادرا هدایت و آنها را راهنمایی کند . با ایجاد انگیزه درزیر دستان ، فعالیتها را جهت داده و موثرترین مجاری ارتباط را انتخاب نماید . تعارض میان اعضا را بر طرف کند
نظارت و کنترل
فرايندی که از طريق آن تطابق عملکرد واحد يا افراد با فعاليت های برنامه ريزی شده بررسی می گردد.
مدیر برای اطمینان از اجرای درست و به موقع کارها باید عملکرد سازمان را ارزیابی کند اگر انحرافی مشاهده کرد آنرا اصلاح نماید .
بطور کلی نگاه منظم به عقب برای آگاهی از این امر که آیا بر طبق برنامه عمل کرده یا نه ؟
پایان جلسه چهارم :حسنعلی نوروزی